In qualità di fornitore di servizi per la mobilità, il gruppo ÖBB trasporta ogni anno all’incirca 460 milioni di passeggeri e oltre 111 milioni di tonnellate di merci a destinazione nel rispetto dell'ambiente. ÖBB è uno dei migliori operatori del settore ferroviario in Europa. Con un tasso di puntualità superiore al 96% e circa 40.000 dipendenti, ÖBB offre un'esperienza di viaggio a trecentosessanta gradi. Dal 2014, il gruppo utilizza il know-how e la tecnologia di Aspera per implementare un sistema di gestione delle licenze software supportato da strumenti a livello aziendale.
Software Asset Management: la strada verso il successo
ÖBB ha percorso lunghe distanze per realizzare un sistema integrato di gestione delle licenze software. A dispetto delle sfide di un ambiente IT eterogeneo e complesso e un difficile processo di acquisizione dei dati, ÖBB è stato in grado di gettare le basi organizzative e tecniche in maniera metodica, strategica e puntuale. La gestione delle licenze è ora ampiamente accettata all'interno del gruppo, contribuendo notevolmente al successo generale.
Consentendo l'accesso a dati attuali e trasparenti, è possibile ora recuperare velocemente i dati per qualsiasi richiesta di audit e negoziare alla pari con i produttori di software. Ne consegue non solo un abbassamento delle spese di audit interno, ma anche accordi quadro decisamente più vantaggiosi basati sull'utilizzo effettivo. Anche la conformità delle licenze software è garantita. Inoltre, l'inventario attuale del software e i dati di installazione offrono la base per la contabilità delle quantità effettive per i reparti tecnici.
Benché ci siano ancora stazioni da costruire e binari da posizionare, ÖBB sta avanzando velocemente nel proprio percorso verso l'efficienza, la trasparenza e i vantaggi di costo “lungo le rotaie” di USU Software Asset Management.
Il successo di questo progetto è la ricompensa per la progettazione di un processo di trasformazione su larga scala. Oltre a un notevole risparmio di tempo e costi, siamo riusciti a creare un alto livello di consapevolezza in tema di gestione di licenze software all'interno del gruppo.
Hirsa Navid, License Manager, Business Development, ÖBB BCC IT GmbH
In sintesi
Azienda
Ferrovie federali austriache (ÖBB)
Settore
Trasporto ferroviario
Dipendenti (2016)
Circa 40.000
Fatturato (2016)
> 5,6 miliardi di dollari
Soluzione
Sito web
konzern.oebb.at/en
ÖBB: chi siamo
Quasi 460 milioni di passeggeri usufruiscono annualmente dei servizi di ÖBB per raggiungere la loro destinazione in modo sicuro ed ecologico. ÖBB è stata fondata nel 1923 e ha subito una serie di cambiamenti a livello organizzativo e strutturale nei decenni fino ad arrivare al presente. Oggi la ÖBB-Holding-AG dispone di tre filiali operative: ÖBB Personenverkehr AG, Rail Cargo Austria AG e ÖBB-Infrastruktur AG.
Mission e Fasi salienti del Progetto
- Introduzione di una gestione centralizzata SAM che comprenda ruoli, processi, documentazione e formazione
- Installazione di un ambiente di prova con USU SAM per il software client
- Sviluppo di interfacce e connettori standard con tutti i principali sistemi IT per raccogliere e consolidare i dati
- Ottimizzazione della qualità dei dati negli ambienti client e server
- Conformità per i prodotti Microsoft a metà 2015 e per Adobe all'inizio del 2016
- L'implementazione successiva di SAM per IBM, Oracle e VMWare è già programmata
Sfide
- Stabilire un sistema centralizzato di gestione delle licenze software in tutta l'azienda
- Definire ruoli, responsabilità e la struttura dei processi standardizzati per un programma SAM vincente
- Implementare un sistema di gestione delle risorse software per il settore client e server
- Assicurarsi enormi vantaggi a livello di costi nell’IT procurement
- Creare e garantire la conformità in un ambiente altamente eterogeneo
Perché USU?
- La soluzione USU soddisfa appieno le esigenze funzionali del gruppo ÖBB
- La flessibilità del software unita al know-how dei consulenti consente di mappare la complessa ed eterogenea struttura organizzativa, nonché le esigenze personali in base alle esigenze del cliente
- La capacità di integrazione e l'interfaccia garantiscono una qualità dei dati elevata
- Ottimo rapporto qualità-prezzo e ottime referenze; implementazione vincente di progetti simili presso altri clienti
Obiettivi del Progetto
- Aumentare la consapevolezza del valore della gestione delle licenze software all'interno del gruppo aziendale
- Stabilire un sistema coeso di gestione delle licenze in tutta l'azienda con processi coerenti e documentati e responsabilità decentralizzate
- Garantire la conformità delle licenze software con dati di elevata qualità ed aggiornati riguardanti contratti di licenza e utilizzo del software
- Ottimizzare i contratti e gli acquisti dei fornitori per un risparmio sui costi e la trasparenza
- Prendere decisioni più rapide sulla base di dati e rapporti aggiornati
La sfida di una struttura IT e aziendale complessa
La struttura aziendale decentralizzata aveva posto ÖBB davanti ad alcune sfide complesse concernenti l'impostazione e l’implementazione della gestione delle licenze software a livello di gruppo, in quanto le singole sedi e i diversi reparti IT delle singole aziende del gruppo adoperavano centinaia di prodotti software soggetti a innumerevoli regolamenti di licenza. Nel corso degli anni, l’individuazione di questi dati era divenuta dispendiosa in termini di risorse e soggetta a errore umano, dal momento che quest’operazione veniva svolta manualmente. L'obiettivo più importante di ÖBB era quello di stabilire un sistema di gestione delle licenze supportato da uno strumento controllato a livello centrale che garantisse la conformità in ogni momento mediante l’impiego di un database trasparente. In seguito ad un’approfondita valutazione di mercato, il management di ÖBB ha scelto l’esperienza e il know-how di USU.
La sfida della qualità dei dati
Il primo passo è stato quello di sviluppare un concetto di base per l'introduzione della soluzione USU. I colleghi IT di diversi reparti sono stati informati a riguardo, allo scopo di reclutarli in qualità di “coordinatori di licenze" (license coordinator) e di "proprietari di applicazioni" (application owner). Lo sviluppo del necessario quadro procedurale, tecnico e organizzativo è stato un traguardo pionieristico.
Il passo successivo è stato quello di creare una panoramica trasparente delle licenze Microsoft utilizzate, nonché del loro status a livello commerciale. In seguito alla creazione di un ambiente di prova, vi era solamente un ostacolo legato alla raccolta, raggruppamento e fusione dei dati: tutte le informazioni di Active Directory dovevano essere raccolte da diversi domini IT. Questo ha dato luogo a diverse sfide, quali i problemi di riconoscimento delle interfacce e delle firme, i problemi di lettura dei dati di Citrix e dei server o i problemi di tipo relazionale riguardanti l'assegnazione degli host virtuali e fisici. Dopo averlo creato e ripulito, il database è stato importato con successo all’interno della soluzione USU Software Asset Management. Mediante l’utilizzo di un processo iterativo, le conoscenze acquisite sono state applicate ai prodotti Adobe utilizzati in tutta l'azienda e poi, nuovamente, ai dati Oracle. È stato possibile garantire, in modo graduale, la conformità anche per questi produttori.