Un audit logiciel mal préparé peut être source de surprises. Souvent déclenché sans préavis, il exige une collecte massive de données, tâche chronophage et fastidieuse. Son but est de déceler toute irrégularité de licences pour maximiser les pénalités. Ils peuvent s’étaler sur plusieurs mois, et entraîner des coûts imprévus. Cependant, en utilisant les bons outils et en menant des audits internes, vous pouvez limiter pertes de temps et dépenses. Cet article explique comment auditer efficacement un parc logiciel, maîtriser le processus et utiliser des outils de gestion des actifs logiciels pour garantir la conformité et améliorer la rentabilité de son parc logiciel.
Qu’est-ce qu’un audit logiciel ?
Un audit logiciel est un examen complet doublé d’une analyse de l’infrastructure logicielle d’une entreprise, incluant qualité, licences, conformité et sécurité. Réalisé en interne ou par des tiers (des prestataires ou des consultants), il peut porter sur une licence ou l’ensemble du parc. Les audits internes visent à optimiser la gestion des licences et à identifier des améliorations, tandis que les audits externes sont conduits par des prestataires. On distingue trois types principaux d’audits logiciels :
- Audit qualité : un audit qualité permet d’évaluer de façon approfondie le développement des logiciels. Cette procédure évalue les processus logiciels, les artefacts, la documentation ou les méthodologies par rapport à des standards d’assurance qualité du software (AQS) dans le but de garantir la conformité et l’intégrité des programmes, ainsi que d’en identifier et d’en traiter les vulnérabilités potentielles.
- Audit sécurité : un audit sécurité se concentre sur l’évaluation du code logiciel afin d’examiner le niveau de sécurité et de maintenance des données, de garantir la conformité juridique et d’améliorer la sécurité. Il permet également d’identifier les vulnérabilités logicielles, d’améliorer les protocoles de lutte contre le piratage et de renforcer le niveau global de sécurité et de conformité des logiciels.
- Audit accessibilité et utilisabilité : un audit utilisabilité et accessibilité a pour but d’évaluer la totalité des éléments liés à la conception de l’interface graphique (UI) et de l’expérience utilisateur (UX), y compris la facilité de navigation et les principaux flux utilisateurs. Principal objectif : identifier les failles ou les flux utilisateurs complexes.
On confond souvent « audit logiciel » et « revue logicielle ». Certes, ces deux processus sont similaires, mais leurs finalités sont différentes. Un audit a pour but d’évaluer en profondeur la conformité et la qualité des logiciels, tandis qu’une revue (review) est une évaluation plus simple qui vise à collecter des informations générales. Alors que les audits se terminent par la rédaction d’un rapport formel, les reviews donnent lieu à un rapport qui se contente de fournir une vue d’ensemble.
Préparation d’un audit logiciel
Se préparer à un audit logiciel est essentiel pour en réduire les risques et les coûts. Les entreprises mal organisées, mal gérées ou en infraction sur la gestion des licences risquent des pénalités élevées, les auditeurs tirant souvent parti de ces situations pour générer des revenus supplémentaires. En revanche, une planification et une préparation adéquates permettent non seulement de simplifier le processus, mais aussi d’économiser en veillant au respect des accords de licence et des règlementations en vigueur. Une entreprise capable de démontrer une gestion rigoureuse de ses licences réduit ainsi les risques de nouveaux audits. Voici quelques conseils étape par étape :
Avant un audit
- Mettez sur pied une équipe interne chargée de vérifier l’utilisation des licences, la conformité et les droits d’utilisation des produits.
- Élaborez des stratégies de gestion et déployez des solutions telles que l’outil de gestion des actifs logiciels (SAM) d’USU ou un programme d’audit logiciel.
- Vous devez connaître les droits d’utilisation de vos produits, y compris les offres groupées, les droits de rétrogradation et les droits d’installation d’une copie du logiciel.
- Vérifiez que vos logiciels sont mis à jour et conformes à la dernière version en date afin de maintenir une sécurité optimale.
- Menez des revues d’audit interne en utilisant un logiciel d’audit, documentez les résultats et appliquez toutes les actions nécessaires.
Pendant un audit
- L’équipe présentera chaque phase du processus d’audit et évoquera l’étendue approximative du projet et le calendrier.
- L’entreprise remettra fournira à l’équipe d’audit les documents demandés, ainsi que toute information pertinente du début à la fin du processus d’audit.
Après l’audit
- L’auditeur compilera l’ensemble de ses notes, constatations, recommandations et honoraires dans un document formel appelé « rapport d’audit logiciel ».
- Une fois l’audit achevé, l’équipe d’auditeurs organisera une réunion avec la direction de l’entreprise pour étudier le rapport d’audit.
- L’équipe dirigeante apportera ses propres conclusions documentées, les registres d’achat et de consommation des licences, ainsi que toute information pertinente.
- Les honoraires et les mesures finales seront étudiés et négociés de manière approfondie.
Liste de contrôle pour l’audit des logiciels
La meilleure façon de préparer un audit est probablement de l’aborder du point de vue de l’auditeur. En sachant ce qu’il va rechercher, vous accéderez à des informations essentielles qui vous permettront d’identifier les points à améliorer. La checklist est établie en fonction de l’étendue des travaux. Toutefois, chaque auditeur utilise une liste de contrôle de base en dix points.
- Identification de tous les logiciels utilisés dans l’entreprise.
- Collecte et vérification des accords de licence.
- Enregistrement des informations relatives à la version des logiciels.
- Compilation des données indiquant l’emplacement où les logiciels sont installés.
- Comparaison de l’utilisation des logiciels par rapport aux accords de licence.
- Recherche des preuves de divergence et vérification de l’utilisation de logiciels non autorisés ou sans licence.
- Création d’un plan de conformité des logiciels et transmission à la direction de l’entreprise pour approbation.
- Négociation d’un plan d’action correctif et mis en œuvre une fois approuvé par les parties prenantes.
- Notification à l’ensemble des collaborateurs concernés de la mise à jour des règles de conformité et, le cas échéant, formation des collaborateurs.
- Préparer et soumettre le rapport d’audit final
Cette liste de contrôle donne une idée générale du déroulement. Elle peut être utilisée pour préparer un audit externe ou exécuter un audit interne. Le fait de savoir à quoi s’attendre et comment se préparer confère à votre entreprise un avantage tout en réduisant la pression et les contraintes de temps liées à cette situation.
Rapport d’audit logiciel
Un rapport d’audit logiciel est un document qui présente de façon exhaustive et officielle l’ensemble du processus d’audit. Il comprend les données collectées, les résultats importants, les plans d’action correctifs, les approbations et les mesures prises. Le niveau de détail du rapport varie en fonction de l’étendue de l’audit ; toutefois, en voici quelques éléments parmi les plus courants :
- Suggestions de codage : les auditeurs analysent soigneusement le code source des logiciels afin d’identifier les problèmes de codage ou de rechercher les possibilités d’amélioration. Afin d’optimiser le code et de résoudre les problèmes existants — bogues ou modules conflictuels —, des suggestions de codage seront intégrées au rapport.
- Suggestions de conception UI/UX : pour que la qualité de vos logiciels respecte ou dépasse les normes et standards d’assurance qualité (AQ) en vigueur, les éléments de conception de l’interface graphique (UI) et de l’expérience utilisateur (UX) seront évalués à trois niveaux : facilité d’utilisation, accessibilité et attrait pour l’utilisateur. Toute suggestion visant à améliorer le flux utilisateur ou à apporter des mises à jour techniques sera également décrite dans le rapport d’audit.
- Mises à jour de sécurité : les risques et mises à jour de sécurité seront inclus dans le rapport, ainsi que les actions nécessaires pour améliorer la sécurité du logiciel.
- Conformité juridique des licences : les historiques d’achat des licences seront comparés aux dossiers d’utilisation des licences afin d’identifier d’éventuelles divergences. Le rapport peut également contenir des recommandations en vue de garantir la conformité juridique des futurs accords de licence.
- Frais d’audit : tous les frais d’audit estimés pour les actions à entreprendre et les écarts de licence figureront dans le rapport d’audit.
L’équipe d’auditeurs présentera son rapport lors d’une réunion avec la direction de l’entreprise. Ensuite, les propositions et les honoraires décrits dans ce rapport seront étudiés et les conditions négociées. Il est important que vous soyez en mesure de présenter vos propres conclusions documentées, la liste des achats de licences, les dossiers d’utilisation des licences et toute autre information pertinente.
Conclusion
En comprenant les enjeux d’un audit logiciel et en vous y préparant, vous pouvez ensuite déployer une solution de gestion des actifs logiciels adaptée à votre environnement. La solution USU offre un contrôle renforcé de l’utilisation et de la conformité des logiciels, avec des fonctionnalités comme la visualisation avancée des données, le dimensionnement (right-sizing) des licences et l’optimisation des coûts.
Bien préparé, un audit logiciel n’a pas à être stressant ou coûteux. Une gestion efficace des actifs et une bonne préparation transforment l’audit en une expérience maîtrisée et sereine. Associée à un outil SAM, une solution de gestion des licences solide permet à votre entreprise de gagner du temps, de réduire les coûts, d’améliorer la sécurité et de garantir la conformité de son parc logiciel.
Questions et réponses
Un audit logiciel est-il nécessaire ?
Les audits logiciels sont nécessaires pour garantir l’intégrité des logiciels, la qualité, l’efficacité et la logique des flux utilisateurs, et surtout, la conformité aux règlementations applicables et aux accords de licence.
Comment préparer un audit logiciel ?
La meilleure façon de préparer un audit externe est, dans un premier temps, de vérifier en interne la conformité de vos licences et la qualité de vos logiciels afin de vérifier l’absence de divergences ainsi que la solidité de l’interface et de l’expérience utilisateur (UI/UX). Un audit n’est pas un processus facile ; essayez d’utiliser des outils SAM spécialisés, tels que l’outil de gestion des actifs logiciels d’USU. En utilisant des outils SAM et en menant des audits internes, vous disposerez de meilleures informations pour prendre des décisions éclairées à propos des achats de licences logicielles et pour améliorer la gestion du développement des logiciels.
Quels sont les principaux types d’audits logiciels ?
On distingue trois types d’audit logiciels : l’audit qualité, l’audit sécurité et l’audit utilisabilité/accessibilité. Ensemble, ils analysent la gestion des licences et leur conformité juridique, vérifient le respect des normes et standards d’assurance qualité des logiciels (AQS) et la mise à jour des protocoles de sécurité, et évaluent les flux utilisateurs et le code source dans le but de garantir une accessibilité et une facilité d’utilisation optimales.