Le défi
La Centrale d’Achat de l’Informatique Hospitalière (CAIH) souhaitait proposer à ses adhérents une analyse de leur parc de licences Oracle déployées afin de négocier un nouvel accord de licences illimitées (ULA — Unlimited License Agreement) avec l’éditeur. Chaque établissement adhérent a dû analyser la conformité de ses licences avant de décider s’il souhaitait ou non renouveler son engagement dans l’ULA.
La solution
Pour chaque établissement ayant souscrit à cette offre, l’équipe d’USU a réalisé un audit des licences Oracle, mis en place un reporting global de la conformité et facilité la communication des besoins entre la CAIH et ses adhérents.
Le résultat
Nous avons identifié l’état de conformité des licences Oracle utilisées par chaque adhérent et défini une stratégie d’optimisation de l’engagement de la CAIH et des adhérents vis-à-vis d’Oracle à court et moyen terme.
En un coup d'œil
Le client
Centrale d’Achat de l’Informatique Hospitalière (CAIH)
Le secteur d’activité
Santé, secteur public, France
Le projet
Contrôle de la conformité Oracle des établissements adhérents de la CAIH bénéficiant de l’ULA
Notre produit
Les prestations réalisées par USU pour nos différents établissements adhérents ont été particulièrement appréciées. Le professionnalisme des intervenants et la justesse des outils utilisés a permis à chacun d’avoir, d’une part un état des lieux de l’usage des produits Oracle en phase avec les droits d’usage des contrats, et d’autre part des conseils expérimentés afin de rester en conformité.
Vincent Deleau, Directeur des Operations
Le défi : évaluer l’accord ULA globalement et localement
Le secteur public doit évoluer rapidement pour accompagner la modernisation des administrations. Pour relever ce défi avec succès, la transformation numérique, la sécurité, les services Web et l’automatisation des processus requièrent une maîtrise accrue des actifs logiciels, ainsi que la possibilité d’optimiser les coûts.
La CAIH accompagne la stratégie informatique de nombreux hôpitaux et institutions de santé en France, négociant des contrats avec des éditeurs et des fournisseurs de solutions et de services IT. Chaque membre du réseau CAIH est libre de souscrire aux marchés qu’elle propose.
En ce qui concerne les logiciels Oracle, la CAIH s’interrogeait sur l’intérêt de renégocier un contrat de licences illimitées ULA (Unlimited License Agreement). Les adhérents sont liés à cet accord global mais se positionnent individuellement sur leur participation au renouvellement.
La CAIH nous a choisi pour relever deux défis :
Défi 1 :
La CAIH souhaitait bénéficier d’une vue globale de la conformité des licences Oracle utilisées par ses adhérents afin de disposer d’éléments concrets pour définir sa stratégie de renouvellement de l’ULA ainsi que négocier le meilleur contrat possible avec Oracle pour le compte de ses adhérents.
Défi 2 :
L’équipe IT de chaque hôpital bénéficiaire de l’ULA devait comprendre comment les logiciels Oracle sont utilisés en vue de définir sa propre stratégie à moyen terme vis-à-vis de l’éditeur, permettant ensuite à la CAIH d’affiner sa stratégie globale et de préparer les négociations avec l’éditeur.
Ce projet s’est déroulé dans le contexte de la pandémie de Covid avec, d’une part, une forte pression exercée sur les hôpitaux pour moderniser leur IT et l’obligation de travailler à distance pour USU. Ces contraintes ont été gérées avec succès, sans incidence sur les services fournis.
Qu’est-ce qu’un accord ULA ?
Dans le cadre de ce contrat d’une durée de trois à cinq ans, le client peut déployer autant de logiciels qu’il le souhaite — d’où le terme « illimité ». Toutefois, en cas de non-renouvellement, Oracle est en droit d’auditer l’usage couvert par l’ULA afin de déterminer si le client a utilisé des logiciels non couverts par l’accord ou au-delà des quantités certifiées et en facturer l’usage.La solution : analyser l’inventaire des licences et leur conformité
USU a été selectionné à la suite d’un appel d’offres. Nous avons aidé les hôpitaux à mieux cerner leurs besoins et comment se positionner dans la stratégie globale de renouvellement d’ULA. Nous avons informé la CAIH sur la manière dont les établissements qui ont recours à nos prestations utilisent les licences Oracle, ainsi que des éventuels problèmes rencontrés, afin de faciliter les négociations.
À la demande de chaque hôpital concerné, nous avons exécuté une analyse de conformité des licences Oracle à l’aide de notre solution de gestion des actifs logiciels USU Software Asset Management (anciennement Aspera LicenseControl for Oracle). Cette analyse proposée sous la forme d’un service managé est exécutée pour le client de façon automatique (sans outil).
Nous avons dressé l’inventaire de l’usage et du déploiement des bases de données, options et packs et explicité la problématique de l’activation des options de la base de données et de l’utilisation de VMWare.
À la demande de la CAIH, nous avons formulé des recommandations pour négocier le nouveau contrat ULA conclu avec Oracle, et permettre à chaque hôpital d’optimiser ses actifs logiciels et ses coûts.
Résultat : des rapports détaillés pour des décisions éclairées
Qu’ils aient ou non renouvelé l’accord ULA conclu avec Oracle, les hôpitaux du réseau CAIH ont tiré parti des services de gestion des actifs Oracle fournis par USU.
L’équipe USU a permis à certains établissements d’établir un inventaire précis du parc logiciel disponible, ainsi que d’optimiser leurs logiciels et licences Oracle. Chaque adhérent a acquis une meilleure visibilité de ses actifs logiciels Oracle.
Le système de reporting détaillé a permis à la CAIH de mieux saisir les décisions à prendre dans le cadre des négociations en accompagnant l’élaboration de sa stratégie de renouvellement du contrat ULA.
Alors que les secteurs publics, notamment celui de la santé, poursuivent leur processus de modernisation, la mise en place de processus professionnels augmente le niveau de confiance des usagers. En ce qui concerne la gestion des actifs logiciels, il est essentiel de collecter les bonnes données, puis de vérifier qu’elles ne sont ni obsolètes ni redondantes, avant de les enrichir grâce aux informations d’autres sources. Cette approche permet d’utiliser les données recueillies avec un niveau de confiance maximum, ainsi que de prendre des décisions pertinentes en s’appuyant sur des données dont la fiabilité a été vérifiée.
