Wo anfangen? Lizenzmanagement in komplexen Organisationen
VINCI Energies ist ein international tätiger Konzern, der als Dienstleister seinen Fokus auf Stromversorgung, Elektro- und Automationslösungen, Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT), Industrieisolierung, Schall- und Brandschutz sowie auf Facility Management legt. Diese breite Palette an innovativen Service-Lösungen wird durch verschiedene, spezialisierte Marken abgebildet.
VINCI Energies in Deutschland beschäftigt rund 12.000 Mitarbeiter und teilt sich in sechs verschiedene Marken auf. Diese komplexe und große Konzernstruktur stellt eine Herausforderung für das Software Asset Management. Wie analysiert man hierbei die vorhandenen Lizenzen, sichert die Compliance und sorgt für eine zukunftsfähige Lizenzsituation ohne den Überblick zu verlieren?
Das Projekt in Zahlen & Fakten
- Anzahl eingebundener Geräte: 10.000 Clients & 2.000 Server
- 6 eingebundene Geschäftsbereiche (Marken)
- Ein abgewehrtes Microsoft-Audit
- Projektbeginn: Juli 2017
Mit USU pflegen wir seit Jahren eine erfolgreiche Partnerschaft. Von der Flexibilität, der Qualität und den zahlreichen Möglichkeiten der Lösung USU Software Asset Management sind wir nach wie vor überzeugt.
Mathias Sellnow, Senior Manager SAM bei Axians
Auf einen Blick
Organisation
VINCI Energies Deutschland
Partner
Axians
Branche
Bau/ Energie/ Kommunikation
Mitarbeiter (2018)
Ca. 12.000
Website
www.vinci-energies.de
Welchen Einfluss hat eine solche Struktur auf das Lizenzmanagement?
In der Vergangenheit wurde die Lizenzbeschaffung und -analyse komplett von der Muttergesellschaft geregelt, die einzelnen Marken hatten diesbezüglich keine Verantwortung. Im Rahmen einer jährlichen Bestandsaufnahme wurde lediglich die vorhandene Anzahl der Clients von den einzelnen Abteilungen an eine zentrale Stelle gemeldet. Das Problem hierbei: Niemand konnte genau überprüfen, ob diese Anzahl stimmte – die Wirtschaftlichkeitsprüfung gestaltete sich daher sehr schwierig.
Anforderung vom Management: Klarheit schaffen!
Das Management verspricht sich folgende Ergebnisse von einem zentralen, einheitlichen Software Asset Management:
- Eine realistische & langfristige Budgetplanung für Lizenzen & Software
- Die Einführung eines funktionierenden Ticketsystems für die Softwarebeschaffung
- Prozessoptimierungen im Lizenzeinkauf mit verbesserten Freigabeverfahren
- Einführung von Software-Metering: Welche Programme werden tatsächlich genutzt?
- Eine effektive Kostenverrechnung für Cloud-Produkte
- Nutzengenerierung durch Analysen aus den erhobenen Daten
Ein Glück, dass mit Axians der passende Partner intern zur Hand war. Axians ist die Marke für Informations- und Kommunikationstechnik von VINCI Energies und unterstützt Unternehmen, Kommunen und öffentliche Einrichtungen, Netzbetreiber sowie Service Provider bei der Modernisierung ihrer digitalen Infrastrukturen und Lösungen. Dazu gehören ebenso Software Asset Management Services.
Im Bereich Software Asset Management arbeitet Axians schon viele Jahre erfolgreich mit USU als Partner zusammen – allerdings bisher immer nur für externe Kunden. Dazu gehören unter anderem erfolgreiche Großprojekte im Gesundheitsbereich und für Krankenhäuser. Aufgrund der zahlreichen positiven Erfahrungen aus den gemeinsam abgeschlossenen Projekten stand es außer Frage, dass auch für das eigene Unternehmen nur USU Software Asset Management in Frage kommt.
Das Projekt und der Lösungsansatz – Ein Geschäftsbereich nach dem anderen
Schließlich war es an der Zeit, die Prozesse und Strukturen im eigenen Konzern anzupacken. Der große Vorteil von Axians als durchführender Anbieter ist, dass sie mit dem Aufbau und der Struktur ihres eigenen Unternehmens selbstverständlich bereits vertraut sind. So stand der Projektplan und die Vorgehensweise zur Einführung eines unternehmensweitem Lizenzmanagements relativ schnell. Dieser lautete: Ein Geschäftsbereich nach dem anderen. Immerhin müssen am Ende über alle Marken hinweg insgesamt 10.000 Clients und 2.000 Server zentral verwaltet werden. Im Juli 2017 startete das Projekt mit dem kleinsten und aus Software-Sicht übersichtlichsten Geschäftsbereich. Nach und nach wurde so jeder Geschäftsbereich kontaktiert, durchleuchtet, analysiert und alle Daten auf einen einheitlichen Compliance-Stand gebracht. Aktuell befindet sich die VINCI Energies in Deutschland in der letzten Ausbaustufe des Projekts.
In so einem großen und vielfältigen Konzern wie VINCI Energies in Deutschland gibt es viele unterschiedliche Anforderungen. Gemeinsam ergibt sich jedoch ein harmonisch laufendes Uhrwerk. Das hat auch Axians im Zuge des SAM-Projektes erfahren. So war die Einbindung von jedem weiteren Bereich immer wieder eine spannende Herausforderung mit unterschiedlichen Aufgaben. Letztlich konnten die SAM-Projektleiter von Axians die jeweiligen Bereichsleiter jedoch stets mit den Vorteilen des Software Asset Managements und den sich ergebenden Mehrwerten einer zentralen Datenbank für das Projekt begeistern. Angesteckt mit dem SAM-Fieber und angespornt von den baldigen wirtschaftlichen Vorteilen, konnte bisher jeder Bereich schnell und unkompliziert für das zentrale Lizenzmanagement vorbereitet und in USU Software Asset Management abgebildet werden.
Feuerprobe: Microsoft Audit macht die Vorteile des Projektes sichtbar
Tatsächlich wurde VINCI Energies in Deutschland während des Projektes mit einem Audit-Anschreiben von Microsoft überrascht. Dieses konnte dank der bereits durchgeführten Aktivitäten des strategischen SAM direkt abgewendet werden – eine enorme Zeitersparnis, da ein solches Audit über mehrere Monate wichtige Ressourcen gebunden hätte. Zudem konnte mit Hilfe von USU Software Asset Management ein optimaler Einsatz der installierten Softwarelizenzen erreicht werden: So war zum Beispiel an einigen Stellen on-premises Software installiert, obwohl jedoch die entsprechenden Cloud-Produkte lizenziert und verfügbar waren. Eine solche Überlizenzierung wurde so aufgedeckt und rasch behoben. Damit konnte Axians innerhalb ihres Unternehmens die erwarteten Kosteneinsparungen erreichen – ganz zur Freude des höheren Managements.
Wie geht es weiter?
Aktuell befindet sich das Projekt noch in der Transitionsphase Richtung Managed SAM. Außerdem muss noch die letzte Marke eingebunden werden. Ist das geschafft, soll langfristig der komplette Konzern VINCI Energies, mitsamt aller Hersteller und in allen agierenden Ländern im zentralen Lizenzmanagement abgebildet werden. Eine weitere große Herausforderung, die jedoch hohe Einsparungen und erhebliche unternehmensweite Zeitersparnisse verspricht.