Auf einen Blick
Die Organisation
Branche
Nahrungsmittel
Kennzahlen
Ca. 18.000 Mitarbeitende konzernweit, 12.000 SAP-User
Eingesetzte USU-Produkte
Die Herausforderung
Jährliche SAP-Audits für die Software-Vermessung sowie ein stetiges Wachstum an Systemen verursachten in der Vergangenheit aufgrund noch ausbaufähiger Strukturierung und unzureichender Transparenz hohe, teilweise manuelle Aufwände beim verantwortlichen Team. Um diesen Prozess auch in einer komplexen Infrastruktur deutlich effizienter zu gestalten, sollte ein auf SAP-Lizenzmanagement spezialisiertes Tool die bestehenden Lizenzierungsvarianten automatisiert den unterschiedlichen Bedarfen der Anwender zuordnen. Dadurch sollte nicht nur die Compliance der Südzucker AG sichergestellt, sondern gemäß den geltenden SAP-Verträgen eine optimale Softwarenutzung und damit spürbare Kosteneinsparungen erreicht werden.
Die Lösung
Bereits in der Pilot-Phase zeigten erste Tests vielversprechende Ergebnisse. Im Rahmen der Implementierung des SAP-Moduls von USU standen zunächst Berechtigungsfragen im Vordergrund. Rollen, Rechte und Prozesse wurden teilweise überarbeitet und neu definiert sowie in der Applikation abgebildet. Damit konnte man z.B. inaktive Anwender identifizieren und vor allem eine praxisgerechte und korrekte Zuordnung der User zu den Lizenztypen vornehmen.
Das Ergebnis
Heute liefert USU Software Asset Management einen detaillierten, nachvollziehbaren und transparenten Überblick über das gesamte SAP-Portfolio und bildet die Basis für die bestmögliche wirtschaftliche und rechtliche Lizenznutzung – auch für die neue komplexe Digital Access-Lizenzierung von SAP. Des Weiteren wurden die Servicemanagement-Prozesse rund um die SAP-Berechtigungsvergabe sowie -Verrechnung optimiert. Seit 2021 nutzt Südzucker regelmäßige USU Managed Services und profitiert damit z.B. von hochwertigen maßgeschneiderten Analysen, Simulationen und Auswertungen.
Was sagt der Kunde?
Zusätzliche Projektinfos
Transparenz statt Black Box
4,4 Millionen Tonnen Zucker produziert die Südzucker Gruppe jedes Jahr. Aber das ist nur eine der Produktsparten des Ernährungsmischkonzerns. Der Wandel von einem Großverarbeiter agrarischer Rohstoffe zu einem führenden Partner für pflanzenbasierte Lösungen ist in vollem Gange. Zu deren Umsetzung setzte die IT in diversen Fokusinitiativen eine Digitalisierungsstrategie um. Ein kontinuierlicher Prozess zur effizienten Softwarenutzung spielt dabei eine wichtige Rolle. Eine der zentralen Software-Applikationen für Südzucker ist SAP. Deren Lizenzmodelle sind über die Jahre immer komplexer geworden. Entsprechend stiegen die manuellen Aufwände, um Transparenz über das erworbene und genutzte SAP-Portfolio herzustellen und sich u.a. auf Systemintegrationen, Optimierungen und die jährliche Vermessung des Herstellers adäquat vorzubereiten. Neben der Compliance stand vor allem der bestmögliche wirtschaftliche Einsatz der SAP-Systeme im Vordergrund, und so evaluierte Südzucker den Markt für eine Lizenzmanagement-Spezial-Lösung, die einerseits Transparenz schaffen und andererseits bei der Strukturierung und optimalen Zuordnung der verschiedenen Lizenztypen unterstützen konnte. Aufgrund der Leistungsfähigkeit der Software und des ausgeprägten SAP-Knowhows der Experten entschied sich Südzucker für USU.
Richtige Lizenz-Zuordnung mit hohem Einsparpotenzial
Transparenz und damit eine deutlich bessere Zuordnung der Anwender und den unterschiedlichen Lizenztypen schaffen – das war das erste Ziel des SAM-Projektes. Denn im proaktiven Management besserer User-Zuweisung und der Identifizierung inaktiver Nutzung sah man den größten Hebel, im Rahmen der SAP-Lizenzrichtlinien auch kurzfristig Kostenvorteile zu realisieren. Bereits in der Testphase im Vorfeld des Projektes waren die Ergebnisse mit der USU-Applikation vielversprechend. Und auch in der Praxis erzielte das Team sehr schnell messbare Erfolge. Durch die Tool-Unterstützung mit USU konnte der Automatisierungsgrad und die Transparenz signifikant erhöht werden. Die damit zusammenhängenden Anpassungen, aber auch Vereinfachungen der Berechtigungen waren zunächst eine Herausforderung – konnte aber durch eine gute Kommunikation und die technische Einbettung der neuen Szenarien im Tool gemeistert werden.
Auch für die Zukunft gut aufgestellt
Nach sukzessiven Anpassungen und Aktualisierungen läuft das SAP-Lizenzmanagement bei Südzucker auf einem stabilen, professionellen Niveau. Es gelang, die Komplexität der heterogen verteilten und vielfältigen SAP-Systeme und damit auch den Arbeitsaufwand deutlich zu reduzieren. Südzucker ist einerseits jederzeit in der Lage, die Compliance des SAP-Portfolios nachzuweisen, andererseits ist die konzernweite Softwarenutzung und die dahinter liegenden Prozesse im besten Sinne wirtschaftlich und effektiv. Denn aus den optimierten Lizenzbeständen lassen sich z.B. auf Knopfdruck auch Rechnungen generieren, die den Fachbereichen zusammen mit den Nutzungsdaten verursachergerecht zugeordnet werden können. Auch für das komplexe SAP-Lizenzierungsmodell „Digital Access“ zur Nutzung von Drittsystemen sieht sich Südzucker gut aufgestellt. Denn seit 2021 liefert USU durch die intensivierte Zusammenarbeit mit Südzucker umfassende „Managed Services“. Dazu gehören u.a. auch die kaufmännische Analyse der SAP-Verträge, die technische Nutzungsanalyse – bei Bedarf auch bezüglich indirekter Nutzung, die Bedarfsanalyse und die rechtliche Prüfung der SAP-Forderungen.