Die Haufe Group steht beispielhaft für erfolgreiche Transformierungsprozesse. Das mittelständische Unternehmen hat sich in zwei Dekaden vom Verlagshaus zum Software-Unternehmen gewandelt. Auch im Lizenzmanagement strebt die Haufe Group nach digitalem Wandel. Angesichts der Vielfalt der eingesetzten Softwareprodukte und Standorte der Haufe Group ist überdies ein ständiger Überblick über alle Lizenzen und Verbräuche unerlässlich geworden.
Haufe Group überzeugt Microsoft im Audit
In dieser kurzen Zeit gelang es dem Projektteam, die USU-Lizenzmanagementlösung nebst Scanner zu implementieren und auszurollen. Darüber hinaus wurden mehr als dreißig bereits existierende Prozesse neu dokumentiert und optimiert. Auf der Basis der vorliegenden Lizenzbilanz konnte die Haufe Group im Friendly Audit mit Microsoft vorteilhaftere Lizenzierungsmodelle realisieren.
IT-Architekturen sind keine Insellösungen! Während der Implementierung von USU Software Asset Management wurden die Kollegen vom Service-Desk auf die von USU generierten Daten aufmerksam. Dadurch wurde eine cross-funktionale Nutzung der Daten realisiert.
Ramona Knäble, License Manager in der Haufe Group
Auf einen Blick
Organisation
Haufe Group
Branche
Software-Unternehmen
Mitarbeiter (2017)
Ca. 1.900 Mitarbeiter
Turnover (2016)
343 Millionen € (Juni 2017)
Website
www.haufegroup.com
Bereich
Realisierung einer integrierten Lizenzbilanz für die in der Haufe Group verwendeten Softwareprodukte unter Einsatz relevanter Lizenzmetriken, einschließlich Anbindung und Monitoring von Cloud-Portalen.
Lösungen
- USU License Management
- USU Discovery
- USU Professional Services
- SAM Consulting und Audit Support
- SAM Schulungen
Über die Haufe Group
Die Haufe Group ist eine Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Freiburg und 19 Niederlassungen weltweit. Inzwischen erstreckt sich das Leistungsportfolio entlang der 3 wesentlichen Achsen unternehmerischen Handelns - Mensch, Organisation und Technik/Systeme und umfasst Fachinformationen und -portale, fachbezogene Software, sowie Seminare und Beratung zu Personal- und Organisationsentwicklung von Unternehmen.
Projekt Meilensteine
- Lizenzbilanz für alle Microsoftprodukte unter Einsatz relevanter Lizenzmetriken
- Anbindung und Monitoring von Cloud-Portalen.
USU Managed Services begleiten auch nächste Schritte
Auch nach der erfolgreichen Erstimplementierung geht es weiter, denn das Projekt hat dem Lizenzmanagement der Haufe Group große Schubkraft verliehen. Geplant ist jetzt das ständige Onboarding weiterer Software-Hersteller. Bei all dem werden die Managed Services von USU der Haufe Group wieder unterstützend zur Seite stehen.
Projektziele
- Erstellung automatisierter Lizenzbilanzen
- Adressierung des finanziellen Risikos
- Wiederverwertung von Lizenzen statt Neukauf
- Kostenoptimierung durch bestmögliche Vertragsgestaltung
- Stärkung der Verhandlungsposition durch erlangte Transparenz
- Steigerung der Datenqualität
- Begleitung in der Prozessoptimierung
Warum USU?
- Sehr gute Proof of Concept Begleitung
- Vorhandenes Fachwissen bei der Lizenzverarbeitung
- Die USU-Software ist selbsterklärend, intuitive Benutzerführung
- Technologie, Beratung und Service aus einer Hand
- Höchste Service- und Kundenorientierung
- Schnelle Reaktionszeiten in jeder Projektphase
Hoher Reifegrad im SAM mit der USU-Lösung
Nach der Implementierung verfügt die Haufe Group über eine saubere Abbildung Ihrer Lizenzen und Verbräuche in der USU-Lösung. Das Unternehmen hat einen entscheidenden Schritt zur Compliance-Sicherung vollzogen und damit einen höheren Reifegrad im Lizenzmanagement in kürzester Zeit geschaffen.
Ein Themenbacklog im Bereich SAM/Lizenzmanagement wurde etabliert. Daneben wurde ein Redesign des Active Directory parallel zum SAM-Projekt angestoßen, von dem die gesamte Haufe Group durch eine erhöhte Datenqualität profitiert. Darüber hinaus werden die Kollegen vom Service-Desk mit weitergehenden Informationen wie Gerätedetails, Hauptbenutzer oder Bios-Versionen unterstützt.
Die geschaffene Genauigkeit sorgt für eine Standardisierung und Vereinheitlichung der Lizenznutzung. Dies erleichtert auch das On- und Offboarding von Mitarbeitern und kommt dem Service-Desk direkt zu Gute.
Eingesetzte USU Software Asset Management-Lösungen
Lizenzmanagement
Discovery zur Datensammlung
SAM Managed Services
SAM Consulting and Audit Support
SAM Schulungen
Cross-funktionales Team sorgt für Erfolg
Für die Implementierung wurde die Stelle einer Lizenzmanagerin neu etabliert, die lizenzverbundene Themen auf den Prüfstand stellte. Zur Sicherung des Projekterfolgs wurde die Einführung der USU-Lösung bei der Geschäftsleitung als Projekt mit einem entsprechenden Budget beantragt, die das Vorhaben genehmigte. Das Projekt-Team setzte sich aus zeitweise bis zu 10 Mitarbeitern zusammen: Dazu gehörten neben dem Projektleiter die Lizenzmanagerin, ein Senior Developer, ein Legal Counsel, ein Requirements Engineer, ein Process Manager und ein Technical Lead. Die Zusammensetzung über Abteilungsgrenzen hinweg trug maßgeblich zum Erfolg des Projektes bei. Aspera war Teil des Teams und stellte einen Technical Consultant, einen Projekt-Consultant sowie einen Servicemitarbeiter.
Vollständige Lizenzbilanz nach nur zwei Monaten
Nach kurzer Sondierungsphase und einem Proof of Concept im November 2016 wurde USU Software Asset Management im Unternehmen eingeführt. Die Plattform erfüllte als einzige die hohen Anforderungen der Haufe Group nach neuester Technik und das USU-Team überzeugte mit detailliertem Fachwissen in der Lizenzverarbeitung. Bereits nach zwei Monaten stand eine Lizenzbilanz zur Verfügung. Seitdem sorgt USU dafür, dass z.B. die in Benutzung befindlichen Microsoft-Lizenzen transparent und tagesaktuell vorliegen. Somit wird sichergestellt, dass keine Lizenzen unnötig oder widerrechtlich vergeben werden.
Wie steht es um Ihre Lizenzbilanz?
Mit USU Software Asset Management ermitteln Sie in kürzester Zeit eine Lizenzbilanz für alle wichtigen Software-Anbieter wie IBM, Microsoft, Oracle und SAP. Auf präzise Weise berechnet das Tool komplexe Metriken für Server, Clients, Mobilgeräte und Clouds und erzielt dabei Einsparungen von bis zu 30 %.
Digitaler Wandel mit tagesaktuellen Lizenzdaten
Eine Ist-Analyse der Lizenzsituation und die Überprüfung der vorhandenen Miss-Marple-Lösung hatten zuvor ergeben, dass damit keine ständige, aussagekräftige Lizenzbilanz erstellt werden konnte. Das Unternehmen entschied sich sein Software Asset Management (SAM) zu modernisieren, um die Lizenztransparenz ständig, automatisiert und nachhaltig vorliegen zu haben. Darüber hinaus sollten alle Tochtergesellschaften eingebunden und eine Vielzahl an Prozessen dokumentiert und optimiert werden.