Die Herausforderung
CAIH benötigt eine globale Sicht auf die Oracle-Software im gesamten Krankenhaus-Netzwerk, um einen neuen Master-ULA auszuhandeln. Jedes Krankenhaus braucht zudem eine lokale Compliance-Sicht, um über die Erneuerung der individuellen Oracle-ULAs zu entscheiden.
Die Lösung
Das USU-Team führte ein internes Oracle-Audit für jedes Krankenhaus im CAIH-System durch, richtete ein detailliertes Reportwesen ein und half bei der Kommunikation der Anforderungen zwischen CAIH und den Krankenhäusern.
Das Ergebnis
USU ermittelte die Oracle-Compliance für jedes Krankenhaus und deckte unbeabsichtigte Verstöße in Höhe von mehreren Millionen Euro auf. Diese waren insbesondere auf den Einsatz von Produkten zurückzuführen, die nicht durch die Oracle-ULA abgedeckt waren.
Auf einen Blick
Kunden
Centrale d‘Achats Informatiques des Hôpitaux (CAIH)
Branche
Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor in Frankreich
Kennzahlen
Oracle Unlimited License Agreement (ULA)
Die USU-Dienstleistungen für unsere Mitgliedsinstitute wurden sehr geschätzt. Die Professionalität der Berater und die Genauigkeit ihrer Tools ermöglichten es einerseits, eine Bestandsaufnahme der Oracle-Produktnutzung in Übereinstimmung mit den vertraglichen Nutzungsrechten zu erhalten und andererseits Expertenrat zu erhalten, um die Compliance einzuhalten.
Vincent Deleau, Chief of Operations
Herausforderung: Bewertung der globalen und lokalen ULA
Der öffentliche Sektor verändert sich rasant, da sich die Verwaltungen kontinuierlich modernisieren müssen. Digitale Transformation, Security, Webservices und die Automatisierung von Prozessen erfordern eine bessere Kontrolle der Software-Assets und die Möglichkeit, Kosten zu optimieren, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
CAIH ist das IT-Einkaufsbüro für eine Vielzahl an französischen Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen. Es definiert die globale IT-Strategie und verhandelt die Anbieterverträge für die Mitglieder. Jedes Krankenhaus im CAIH-Netzwerk hat die Möglichkeit, sich in diese Verträge einzukaufen.
Neuverhandlung ihres dreijährigen Unlimited License Agreements (ULA) vor. Alle Mitgliedseinrichtungen bei CAIH sind mit diesem Master-ULA verbunden, und jedes Krankenhaus entscheidet selbst, ob es den CAIH-ULA-Vertrag verlängern oder verlassen möchte.
CAIH ist mit zwei Herausforderungen an USU herangetreten:
Herausforderung 1:
CAIH benötigte einen globalen Überblick über die Compliance jedes Krankenhauses mit Oracle-Software. Dies würde der CAIH konkrete Informationen liefern, um eine ULA-Erneuerungsstrategie festzulegen und für die Mitglieder den bestmöglichen Vertrag mit Oracle auszuhandeln.
Herausforderung 2:
Die IT-Teams der einzelnen Krankenhäuser in der ULA mussten verstehen, wie Oracle-Software verwendet wird, um ihre eigene mittelfristige Strategie für den Anbieter zu definieren, was dann dem CAIH half, seine Gesamtstrategie zu verfeinern und Verhandlungen mit dem Anbieter vorzubereiten.
Dieses Projekt fand während der Covid-19-Pandemie statt, wobei die Krankenhäuser unter unmittelbarem Druck standen, ihre IT-Systeme zu modernisieren, während USU remote arbeiten musste. Diese Herausforderungen wurden erfolgreich gemeistert, ohne die erbrachten Dienstleistungen zu beeinträchtigen.
Schon gewusst? So funktioniert die ULA
CAIH musste bei der Entscheidung über die Verlängerung des ULA-Vertrags vorsichtig sein. Im Rahmen dieses Drei- bis Fünfjahresvertrags kann der Kunde so viel Software einsetzen, wie er will – daher der Begriff „unbegrenzt“. Wenn der Vertrag jedoch nicht verlängert wird, hat Oracle das Recht, die Nutzung des Kunden zu überprüfen, um festzustellen, ob er Software verwendet hat, die nicht durch den Vertrag abgedeckt ist, oder ob er die zulässige Menge überschritten hat; Oracle kann dann die nicht vertragsgemäße Nutzung in Rechnung stellen.
Die Lösung: Bestandsaufnahme und Analyse der Compliance
USU unterstützte die Krankenhäuser dabei, ihren Bedarf besser zu verstehen und sich in der Gesamtstrategie zur ULA-Erneuerung zu positionieren. Die Einrichtungen, die die Dienste von USU in Anspruch nahmen, informierten das CAIH darüber, wie sie ihre Oracle-Lizenzen nutzen und welche Probleme aufgetreten waren, um die Verhandlungen zu erleichtern.
Auf Wunsch der beteiligten Krankenhäuser führte USU mit der Lösung USU Software Asset Management (ehemals Aspera LicenseControl for Oracle) eine Analyse der Oracle-Lizenzcompliance durch. Diese Analyse wird als Managed Service angeboten und wird für den Kunden durchgeführt, ohne dass der Kauf eines Tools erforderlich ist.
Das USU-Team führte eine Bestandsaufnahme der Datenbanknutzung, des Einsatzes, der Optionen und Pakete durch und erläuterte die Probleme bei der Aktivierung von Datenbankoptionen sowie der Nutzung von VMWare.
Auf Ersuchen des CAIH gab USU Empfehlungen für die Aushandlung des neuen ULA-Vertrags mit Oracle, die es jedem Krankenhaus ermöglichten, seine Oracle-Software-Assets und -Kosten zu optimieren.
Ergebnisse: Detaillierte Reports für fundierte Entscheidungen
Unabhängig davon, ob sie ihre ULA-Vereinbarung mit Oracle erneuert haben oder nicht, hat jedes Mitgliedskrankenhaus des CAIH-Netzwerks von den Vorteilen der USU-Dienstleistungen für das Oracle-Asset-Management profitiert.
Das USU-Team ermöglichte es einigen Krankenhäusern, ein genaues Inventar ihrer verfügbaren Software-Assets zu erstellen sowie ihre Oracle-Software und -Lizenzen zu optimieren. Jedes Krankenhaus hat einen besseren Überblick über seine Oracle-Software-Assets erhalten.
Das detaillierte Berichtssystem ermöglichte dem CAIH ein besseres Verständnis der bei den Verhandlungen zu treffenden Entscheidungen und unterstützte die Entwicklung seiner ULA-Erneuerungsstrategie.
Im Zuge der Modernisierung des Gesundheitswesens und des öffentlichen Sektors erhöht das Vorhandensein von Geschäftsprozessen das Vertrauen der Benutzer. Für das Software Asset Management ist es entscheidend, die richtigen Daten zu sammeln, sicherzustellen, dass sie nicht veraltet oder redundant sind, und sie mit Informationen aus anderen Quellen anzureichern. Auf diese Weise können die Mitarbeiter mit belastbaren Daten arbeiten und relevante, kosteneffiziente Entscheidungen auf deren Grundlage treffen.
