Bei der Planung und Beschaffung von IT-Assets steht jede IT-Abteilung vor einer ähnlichen Herausforderung. IT-Ressourcen müssen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg nachverfolgt und gepflegt werden. Um organisiert zu bleiben und fundierte Entscheidungen über IT-Ausgaben zu treffen, müssen enorm viele Informationen erfasst und überwacht werden – und zwar von Kaufbelegen über entsprechende Kosten bis hin zu Gerätereparaturen.
Mit diesem Artikel geben wir Ihnen eine Übersicht darüber, was IT Asset Management ist, warum es wichtig für Sie ist und wie Sie mit der effektiven ITAM-Softwarelösung von USU die IT-Assets Ihres Unternehmens optimieren können.
Definition: Was ist IT Asset Management (ITAM)?
Information Technology Asset Management – kurz ITAM – ist der Prozess der Planung, Beschaffung und Wartung aller Arten von IT-Assets und umfasst sowohl physische als auch virtuelle Assets während ihres gesamten Lebenszyklus.
Dabei handelt es sich bei IT Asset Management nicht um ein einmaliges Projekt, sondern um einen fortlaufenden Prozess. Dieser dient dazu, den Bestand der IT-Assets zu organisieren, zu optimieren und die Dokumentation und Daten bereitzustellen, die es braucht, um fundierte finanzielle Entscheidungen treffen zu können.
Das IT Asset Management ist dabei eng mit dem IT Service Management (ITSM) verbunden, wobei sich beide jeweils auf einen anderen Bereich des Managements konzentrieren. ITAM fokussiert sich primär auf die Verwaltung der finanziellen Aspekte eines Assets, einschließlich der Gesamtkosten, der Eigentümerschaft, entsprechender Verträge und Garantieinformationen. ITSM wiederum verwaltet die operationalen und unterstützenden Maßnahmen eines IT-Assets.
IT Asset Management und das IT Service Management arbeiten dabei Hand in Hand. Deshalb ist es wichtig, dass Sie für Ihr Unternehmen eine ITAM-Lösung auswählen, die mit Ihrer ITSM-Lösung kompatibel ist.
Was sind IT-Assets?
Jede IT-Abteilung hat einen Bestand an IT-Assets, der regelmäßig gewartet werden muss. Dieser Bestand setzt sich sowohl aus physischen Geräten wie Computern oder anderen materiellen Geräten als auch aus virtuellen Assets wie Softwarelizenzen, Verträgen und Anwendungssoftware zusammen. Diese beinhalten sowohl materielle als auch immaterielle Assets.
Arten von Assets
Einige Beispiele für IT-Assets sind:
| Materielle/Physische Assets: | Immaterielle/Virtuelle Assets: |
|---|---|
|
|
Kategorien
IT-Assets können zudem in separate Kategorien unterteilt und basierend auf ihren Eigenschaften separat verwaltet werden:
- Hardware Asset Management: Beim Hardware Asset Management werden physische IT-Assets wie Laptops, Server, Arbeitsplätze, Endpunkt-Geräte etc. dokumentiert und gepflegt.
- Fixed Asset Management: Fixed Asset Management ist dazu da, um physische Assets, die innerhalb des IT-Büros verwendet werden, beispielsweise Netzwerkschränke, Kabel, Tische, Serverraumgeräte (z. B. Klimaanlagen), zu managen.
- Software Asset Management: Unter Software Asset Management werden alle Software Assets verwaltet, einschließlich Lizenzen und Anwendungen, die innerhalb der IT-Infrastruktur verwendet werden.
- Cloud Asset Management: Beim Cloud IT Asset Management werden nur die Assets, die von Cloud-Service-Anbietern bereitgestellt werden, verwaltet. Dazu zählen Cloud-Nutzung, Lizenzbesitz, das Inventar und Ausgaben.
- Digital Asset Management: Unter Digital Asset Management werden alle digitalen Inhalte und Dateien gepflegt, die dem Unternehmen gehören. Beispiele digitaler Assets sind Dokumente, Bilder, Video-Dateien, Meta-Daten, Präsentationen etc.
Lebenszyklus der IT-Assets
Der ITAM-Prozess kann systematisch und individuell ausgeführt werden. Um letztendlich die Unternehmensziele zu erreichen, ist es wichtig, die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Assets zu verstehen und diese korrekt zu dokumentieren. Ein IT-Asset durchläuft normalerweise in seinem Lebenszyklus 5 Phasen. Diese können sich in ihrer Bezeichnung und genauen Beschreibung leicht unterscheiden, aber der Zyklus kann wie folgt unterteilt werden:1. Planung
Die Planungsphase ist eine strategische Phase. Dazu gehören Finanzplanung, Nutzwertanalyse, Beschaffungs- und Bereitstellungsphase sowie die finale Entscheidung über Asset-Käufe.2. Beschaffung
Die Beschaffung von Assets kann den Kauf oder das Unterzeichnen eines Lizenzvertrages bedeuten. Zudem beinhaltet diese Phase auch die Dokumentation aller Asset-Informationen in einem Register oder einer ITAM-Software.3. Bereitstellung
Die Bereitstellungsphase umfasst die Konfiguration, die Implementierung und die Zuweisung von Eigentums- und Nutzungsrechten.4. Wartung
Die Wartungsphase beinhaltet die Nachverfolgung der Eigentumsrechte, die Dokumentation der Gerätewartungen sowie die Sicherstellung der Lizenzeinhaltung. Dazu gehören außerdem die Überwachung von Lizenzverlängerungen und Software-Updates.5. Ausmusterung
Assets, die veraltet, defekt oder nicht mehr funktionsfähig sind, müssen ausgemustert werden. Häufig werden diese Assets durch andere ersetzt.Vorteile: Warum IT Asset Management?
IT Asset Management ist weit mehr als nur ein bloßer Prozess. Es ist vielmehr eine Reihe von Maßnahmen, die das IT Asset Management eines Unternehmens verbessern und Budgetüberschreitungen reduzieren oder sogar ganz aus dem Weg räumen können. Der Geschäftswert hängt maßgeblich davon ab, wie sorgfältig ein Unternehmen Protokoll halten kann über all seine Ausgaben.
Zu den Vorteilen von ITAM gehören:
- Verbesserte Übersicht über das Inventar und Ausgaben
- Echtzeit-Verwaltung von IT-Kosten und Asset-Nutzung
- Gesteigerte Leistung und Nutzen der IT-Ressourcen
- Erhöhte Lebensdauer der Assets
- Vermeidung von Schatten-IT dank überwachten Lizenzkauf und -nutzung
- Maximaler IT-ROI (Return-on-Investment)
Mit einem IT Asset Management System können Sie den IT-Bestand Ihres Unternehmens mit automatisierten Tools nachverfolgen und kontrollieren. Zudem erleichtert ein organisiertes IT-Asset-Register Ihnen das Risikomanagement und hilft dabei, den IT-Betrieb zu modernisieren und Überausgaben für Assets zu reduzieren.
| 30 % | 50 % | 100 % |
|---|---|---|
| Reduzierte Soft- & Hardware-Kosten | Steigerung der IT-Produktivität | Transparenz über IT-Assets |
ITAM – die Technologie
ITAM Technologien sind Tools oder Softwarelösungen, die dafür entwickelt wurden, den gesamten Prozess der Dokumentation und Pflege eines IT-Assets über deren Lebenszyklus hinweg zu verbessern, die Nutzung des Assets zu optimieren und Ausgaben zu reduzieren.
Eine ITAM-Software sammelt Informationen, um aktuelle IT-Assets zu optimieren und damit die Beschaffung und Bereitstellung zukünftiger Assets strategisch zu planen. Dadurch können Unternehmen ihr Budget im Blick behalten und IT-Ausgaben genauer vorhersehen.
Ein ITAM-Tool zur Verwaltung von IT-Assets sollte mehrere grundlegende Funktionen bieten. Zu diesen Funktionen gehören:
- Ausgabenberichte
- Berichte über Lizenznutzung
- Verfolgung von Eigentumsrechten
- Bestandsverfolgung
- Konfiguration von Management-Tools
- Audit-Funktionen
- etc.
Wie funktioniert ITAM?
ITAM verwaltet den Lebenszyklus von IT-Assets durch ein Vier-Dimensionen-Modell. Die Kombination dieser Dimensionen sorgt dafür, dass alle Aspekte der Asset-Verwaltung abgedeckt sind – von der Organisation über Toolnutzung bis hin zur Entsorgung.
Dimensionen
Der ITAM-Prozess basiert auf dem Vier-Dimensionen-Modell, das von ITIL definiert wurde:
Dimension 1: Organisation und Personen
Die 1. Dimension betrifft die Organisation und Personen. Sie beschreibt die Notwendigkeit, Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation klar zuzuweisen. Im Kontext von ITAM bedeutet das, dass bestimmte Aufgaben des Asset-Managements, wie z. B. die Pflege des Asset-Registers oder die Einhaltung der Asset-Compliance, bestimmten Asset-Managern zugeordnet werden sollen.
Dimension 2: Informationen und Technologie
Die 2. Dimension bezieht sich auf die Abhängigkeit von Technologielösungen zur Optimierung der Arbeitsabläufe und des Kostenmanagements. Manuelle Aufzeichnungen sind im heutigen digitalen Zeitalter nicht mehr zeitgemäß. Mit Software- und Hardware-Management-Tools lassen sich Prozesse und Echtzeitberichte einfach automatisieren.
Dimension 3: Partner und Lieferanten
Die 3. Dimension definiert die Beziehung zwischen der IT-Abteilung eines Unternehmens und Drittanbietern oder Zulieferern. Die meisten virtuellen IT-Ressourcen wie Softwareanwendungslizenzen und Cloud-Lizenzen werden von Drittanbietern und -zulieferern bereitgestellt. Diese Dimension gibt Richtlinien zur Erfassung aller relevanten Details wie Kaufdatum, Verträge, Garantien oder Verlängerungsdaten an die Hand.
Dimension 4: Wertströme und Prozesse
Die letzte Dimension befasst sich mit der Beziehung der ITAM-Prozesse und dem ITSM als Ganzes. Darunter fällt die Zusammenarbeit zwischen den Teams für das IT Asset Management und dem IT Service Management, um die IT-Dienste der gesamten Abteilung zu verbessern.
ITAM-Richtlinien
IT Asset Management erfordert die Implementierung von ITAM-Richtlinien. Diese unterstützen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, um eine effektive IT-Infrastrukturverwaltung zu gewährleisten. Dabei wird sichergestellt, dass die IT-Assets ordnungsgemäß dokumentiert und gehandhabt werden. Einige der Ziele der ITAM-Richtlinien decken sich direkt mit den einzelnen Phasen des Asset-Lebenszyklus.
Zu den wichtigsten Elementen der ITAM-Richtlinien gehören:
- Katalogisierung
- Beschaffung
- Bereitstellung
- Wartung
- Upgrades
- Überwachung
- IT-Finanzverwaltung
- Eigentümerschaft
- Ausmusterung
- Aufbewahrung von Unterlagen
ISO-Standards für ITAM
Die International Standards Organization (ISO) hat eine offizielle Normenreihe für IT Asset Management (ITAM) entwickelt: die ISO 19770, die in 5 Teile gegliedert ist:
- ISO/IEC 19770-1: Legt die Best Practices für ITAM fest.
- ISO/IEC 19770-2: Hilft bei der Identifizierung von Software auf Geräten.
- ISO/IEC 19770-3: Beschreibt Softwarelizenzansprüche und überwacht den Softwareverbrauch.
- ISO/IEC 19770-4: Standardisiert die Berichterstattung über Ressourcennutzung.
- ISO/IEC 19770-5: Bietet einen Überblick über die ITAM-ISO-Standards.
Was sind die ITAM Best Practices?
Die genauen IT-Asset-Management-Prozesse können von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund unterschiedlicher, spezifischer Geschäftsanforderungen variieren, doch es gibt einige grundlegende ITAM-Best-Practices, die jeder Arbeitsablauf enthalten sollte:
- Erstellung von ITAM-Richtlinien, die die Abläufe einer effektiven IT-Assets-Verwaltung festlegen.
- Dokumentation der IT-Assets in jeder Phase ihres Lebenszyklus.
- Automatisierung des ITAM-Workflows durch eine ITAM-Softwarelösung.
- Dokumentation und Aufzeichnung von Asset-Käufen, Verträgen, Garantiedaten, Durchführung interner Audits zur Gewährleistung von Compliance und Sicherheit.
Verankern Sie IT Asset Management mit USU in Ihrem Unternehmen
IT Asset Management ist eine unverzichtbarer IT-Funktion. Mit der richtigen ITAM-Lösung kann Ihr Unternehmen Informationen über IT-Assets besser verwalten, den Lebenszyklus eines Assets nachverfolgen und die IT-Ausgaben optimieren.
Es gibt bestimmte Unternehmensbereiche, die häufig für überhöhte Ausgaben verantwortlich sind – einer dieser Bereiche ist die IT-Abteilung. Ohne ein starkes und organisiertes Verwaltungssystem bleiben übermäßige Ausgaben für IT-Assets wie Software-Abonnements oder Cloud-Lizenzen unbemerkt.
Unsere Software bietet Ihnen eine Vielzahl an Extras und Funktionen, die individuell konfiguriert werden können, um Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen und alle Ihre IT-Assets effektiv zu überwachen, zu dokumentieren, zu melden und zu prüfen.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie mehr erfahren? Wir freuen uns über Ihre Anfrage!
FAQ
Was ist eine IT Asset Management Datenbank?
Eine IT Asset Management Datenbank (ITAM-Datenbank) ist ein zentralisiertes System, das Informationen über alle IT-Assets eines Unternehmens speichert, verfolgt und verwaltet. Diese Datenbank ist ein wesentlicher Bestandteil des IT Asset Managements und hilft Unternehmen, ihre IT-Ressourcen effizient zu verwalten, Kosten zu kontrollieren und Compliance sicherzustellen.
Was macht ein IT Asset Manager?
Ein IT Asset Manager ist für die Verwaltung und Optimierung der IT-Ressourcen eines Unternehmens verantwortlich. Dazu gehören die Überwachung des gesamten Lebenszyklus von Hardware und Software, die Kontrolle der Kosten, die Einhaltung von Lizenzverträgen und die Gewährleistung der effizienten Nutzung der IT-Infrastruktur.
Was sind die drei wichtigsten Ergebnisse von IT-Asset-Management?
Die drei wichtigsten Ergebnisse von IT-Asset-Management (ITAM) sind:
- Kosteneffizienz: Durch die Optimierung der Nutzung von Hardware und Software können Unternehmen Kosten reduzieren. ITAM hilft dabei, ungenutzte oder untergenutzte Assets zu identifizieren und den Bedarf für zukünftige Anschaffungen besser zu planen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
- Compliance: ITAM sorgt für die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen und gesetzlichen Vorgaben, wodurch das Risiko von rechtlichen Problemen und finanziellen Strafen reduziert wird. Durch die genaue Verfolgung und Verwaltung von Softwarelizenzen und -nutzungen können Unternehmen Audits erfolgreich bestehen und ihre rechtlichen Verpflichtungen erfüllen.
- Effizienz: ITAM führt zu einer effizienteren Verwaltung und schnelleren Entscheidungsfindung, da Unternehmen jederzeit einen umfassenden Überblick über ihre IT-Ressourcen und deren Zustand haben. So wird auch der IT-Support verbessert, da potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können.