Wie Sie Software-Audits stressfrei bestehen: Vorbereitung, Ablauf und rechtliche Hintergründe
Software-Audits können für Unternehmen unangenehme Konsequenzen haben, wenn nicht von Anfang an ein sorgfältiges Lizenzmanagement betrieben wird. Ein Software-Audit kann überraschend kommen und erhebliche Nachzahlungen zur Folge haben, wenn Unstimmigkeiten in der Lizenzierung aufgedeckt werden. Daher gilt es, sich frühzeitig auf solche Prüfungen vorzubereiten, sodass es keine unangenehmen Überraschungen gibt. Bereiten Sie sich bestenfalls frühzeitig vor, um im Ernstfall souverän agieren zu können. In diesem Artikel geben wir Ihnen praxisnahe Tipps und Strategien für ein Software-Audit, um die Compliance sicherzustellen und um die Prüfung problemlos zu überstehen.
Was ist ein Software-Audit?
Software Auditing ist die gründliche Überprüfung der Softwarelizenzen und ihrer Nutzung in Ihrem Unternehmen. Das Ziel dahinter ist, Mängel in der Compliance aufzudecken – und über unzureichende Lizenzen mehr Geld in die Kasse der Softwareanbieter zu bringen. Denn mit den Audits wollen Hersteller erreichen, dass sie die höchstmöglichen Einnahmen aus ihren Lizenzen generieren.
Die Prüfungen werden nicht direkt vom Softwarehersteller selbst durchgeführt, sondern von unabhängigen Prüfern, die in dessen Auftrag agieren. Beispielsweise wird ein Audit für Microsoft-Software von einem externen Wirtschaftsprüfer durchgeführt.
Bei einem Audit wird genau geprüft, ob Ihr Unternehmen alle notwendigen Lizenzen für die eingesetzte Software besitzt. Wenn festgestellt wird, dass Lizenzen fehlen, d. h., eine Unterlizenzierung vorliegt, können hohe Nachzahlungen anfallen. Das kann schnell zu einer erheblichen finanziellen Belastung werden.
Um solche unangenehmen Überraschungen zu vermeiden, ist ein professionelles Lizenzmanagement von Anfang an mehr als ratsam. So können Sie sich sicher sein, dass Sie die Compliance-Richtlinien einhalten und verhindern, dass im Falle eines Audits hohe Kosten auf Sie zukommen. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Lizenzierung sorgen dafür, dass alles ordnungsgemäß lizenziert und Ihr Unternehmen gut auf ein Audit vorbereitet ist.
Die richtige Vorbereitung auf ein Software-Audit
Eine gründliche Vorbereitung auf ein Software-Audit ist die Grundlage dafür, um im Ernstfall schnell und selbstbewusst reagieren zu können. Wenn Sie gut vorbereitet sind, können Sie nicht nur das Audit stressfrei bewältigen, sondern auch souverän verhandeln, sollte es zu Unstimmigkeiten kommen.
- Der erste Schritt in der Vorbereitung ist, sich ausführlich über die Produktnutzungsrechte der verwendeten Software zu informieren. Dazu gehören alle Rechte und Einschränkungen, die in den Lizenzvereinbarungen festgelegt sind. Wenn Sie genau wissen, was erlaubt ist und was nicht, können Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen die Software korrekt nutzt, um Konsequenzen für Verstöße zu vermeiden.
- Durchaus hilfreich für die Vorbereitung ist der Einsatz eines Software-Asset-Management-Tools. Ein SAM-Tool hilft Ihnen dabei, präventive Compliance-Berichte zu erstellen und die Datenverarbeitung zu automatisieren. Mit einem solchen Tool können Sie jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Softwarelizenzen erhalten und Lücken frühzeitig identifizieren. So können Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen und die Compliance sicherstellen, bevor ein Audit überhaupt stattfindet.
- Darüber hinaus sollten Sie eine klare Audit-Reaktionsstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln. Darin muss klar festgelegt sein, wer in Ihrem Unternehmen auf das Audit-Schreiben reagiert und wie die interne Kommunikation während des Audits abläuft. In diesem Kontext empfehlen wir Ihnen, ein spezielles Team bestehend aus einem Technischen Leiter, Projektmanager, Anwendungsmanager und Vertreter aus Rechts- und Beschaffungsabteilung zusammenzustellen, das jederzeit auf ein Audit vorbereitet ist. Dieses Team sollte genau wissen, welche Schritte im Falle eines Audits zu unternehmen sind und wie die Kommunikation mit dem Auditor erfolgt.
Wie läuft ein Software-Audit ab?
Vor dem Audit
Normalerweise bekommen Sie etwa 30 Tage vorher ein Schreiben, das Sie über das anstehende Audit informiert. Sobald Sie dieses Schreiben erhalten haben, bestätigen Sie dies dem Anbieter. Informieren Sie dann sofort die Geschäftsleitung und die Rechtsabteilung über das bevorstehende Audit. So sind alle relevanten Personen auf dem Laufenden. Rufen Sie dann Ihr Audit-Team zusammen. Dieses Team sollte bereit sein, die nötigen Nachweise für den Erwerb der Lizenzen und die Nutzung der Software zu sammeln und bereitzustellen. Gute Organisation und Dokumentation sind hier entscheidend, um den Audit-Prozess reibungslos zu gestalten.
Während des Audits
Das Audit startet in der Regel mit einem Gespräch zwischen den Auditoren und den IT-Verantwortlichen Ihres Unternehmens. In diesem Gespräch werden die benötigten Unterlagen und Nachweise geprüft. Die Auditoren werfen einen genauen Blick auf die Lizenzdokumente und überprüfen, ob alle verwendeten Softwareprodukte ordnungsgemäß lizenziert sind. Nach dem initialen Gespräch folgt eine stichprobenartige Prüfung, bei der die Auditoren kontrollieren, ob die Software auch in der Praxis korrekt lizenziert ist – die Stichproben sollen zeigen, ob Ihre Dokumentation auch der Realität entspricht.
Nach dem Audit
Nach Abschluss der Kontrolle erstellen die Prüfer einen Auditbericht, der sowohl an Ihr Unternehmen als auch an den Softwarehersteller geht. Der Bericht zeigt die Ergebnisse der Überprüfung und ob alle Lizenzen vorhanden sind. Wenn alle Lizenzen in Ordnung sind, ist alles gut. Wenn jedoch ein Lizenzverstoß festgestellt wird, können hohe Strafzahlungen anfallen und Sie müssen die fehlenden Lizenzen nachträglich erwerben. Da es sich hierbei um äußerst kostspielige Konsequenzen handelt, sind eine gründliche Vorbereitung und gutes Lizenzmanagement unerlässlich.
Sind Compliance-Audits für Software rechtens?
Wenn Sie eine Software nutzen, gehen Sie einen Lizenzvertrag mit dem Hersteller ein. In diesen Verträgen ist in der Regel festgelegt, dass der Hersteller das Recht hat, ein Audit durchzuführen. Doch obwohl diese Klauseln weit verbreitet sind, gibt es immer wieder Diskussionen darüber, ob solche Audits wirklich rechtens sind.
- Laut § 101 Abs. 1 UrhG muss der Hersteller eigentlich einen konkreten Sachverhalt vortragen, der das Auskunftsbegehren rechtfertigt. Das bedeutet, der Hersteller muss einen Grund haben, um ein Audit zu verlangen. Bei Software-Audits ist das allerdings häufig nicht der Fall, da diese stichprobenartig und ohne konkreten Anlass durchgeführt werden.
Außerdem unterliegen die Audit-Vertragsregelungen den Bestimmungen des AGB-Rechts (§§ 305ff. BGB). Das bedeutet, dass diese Regelungen transparent und angemessen sein müssen. In der Praxis werden Software-Audits aber oft durchgeführt, obwohl die rechtliche Grundlage nicht immer eindeutig ist.
Aber: Auch wenn die Rechtslage nicht hundertprozentig klar ist, sind Software-Audits in der Praxis durchaus üblich. Hersteller nutzen die Audits, um zu kontrollieren, ob ihre Lizenzen korrekt verwendet werden und um zusätzliche Einnahmen zu generieren, falls eine Unterlizenzierung festgestellt wird. Für Unternehmen bedeutet das: Obwohl es rechtliche Bedenken geben mag, sollten Sie sich darauf einstellen, dass ein Audit jederzeit möglich ist. Ein professionelles Lizenzmanagement und eine gute Vorbereitung helfen Ihnen aber dabei, im Ernstfall gut gewappnet zu sein.
5 Tipps für ein Software-Audit
1. Auf Produktnutzungsrechte achten
Vergewissern Sie sich, dass Sie die Produktnutzungsrechte genau kennen – also dass Sie wissen, welche Rechte Sie mit Ihren Lizenzen haben und wie Sie die Software nutzen dürfen.
- Bundles: Manchmal beinhalten Lizenzen die Berechtigung zur Nutzung mehrerer Softwareprodukte als Bundle.
- Downgrade-Rechte: In einigen Fällen dürfen Sie frühere Versionen der Software nutzen, auch wenn Sie eine neuere Version lizenziert haben. So können Sie einfach Kosten sparen, da ältere Versionen meist deutlich günstiger sind.
- Recht auf Zweitkopien: Überprüfen Sie, ob Ihre Lizenz erlaubt, eine Zweitkopie der Software auf einem anderen Gerät zu installieren, solange es von derselben Person genutzt wird.
2. Software Asset Management
Ein professionelles SAM-Tool kann Ihnen dabei helfen, diese Rechte in den Softwaredaten automatisch zu erkennen. Software Asset Management unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten und die Compliance sicherzustellen.
3. Verantwortungen klar verteilen
Sorgen Sie dafür, dass jeder im Unternehmen weiß, wer wofür verantwortlich ist, wenn ein Audit ansteht. Ein klar definiertes Audit-Team gestaltet den Prozess wesentlich reibungsloser. Diese Personen sollten genau wissen, welche Aufgaben im Falle eines Audits anfallen und wie sie diese effizient bewältigen.
4. Professionell handeln
Begegnen Sie den Auditoren professionell und kooperativ. Machen Sie keine Schwierigkeiten und stellen Sie die benötigten Unterlagen bereit. Eine professionelle Haltung kann den Verlauf des Audits positiv beeinflussen und unnötige Komplikationen vermeiden.
5. Kennen Sie Ihre Rechte und die Vertragsdetails
Informieren Sie sich genau über Ihre Rechte und die Details Ihrer Lizenzverträge. Wenn Sie die Vertragsbedingungen und Ihre Rechte kennen, können Sie besser auf eventuelle Fragen oder Probleme reagieren und vermeiden Missverständnisse.
Fazit: Software-Lizenzaudit
Ein Software-Audit kann einschüchternd wirken, aber mit der richtigen Vorbereitung und einem klaren Plan lässt sich der Prozess stressfrei meistern. USU Software Asset Management unterstützt Sie dabei, die Compliance im Blick zu behalten und Risiken effektiv zu minimieren. Wenn Sie sich gut über die Produktnutzungsrechte informieren und ein schlagkräftiges Audit-Team aufstellen, sind Sie für den Ernstfall gut gerüstet. Eine kooperative und professionelle Haltung während des Audits erleichtert den Ablauf und sorgt dafür, dass alles reibungslos verläuft. Auch wenn die rechtliche Grundlage von Software-Audits nicht immer ganz klar ist, sind sie in der Praxis üblich. Mit einer guten Organisation und Vorbereitung können Sie solchen Prüfungen aber gelassen entgegensehen und sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Erfolg Ihres Unternehmens.
FAQ
Was versteht man unter einem Audit?
Ein Audit ist ein Untersuchungsverfahren, bei dem überprüft wird, ob bestimmte Standards und Vorschriften eingehalten werden. Bei einem Software-Audit wird die Einhaltung der Lizenzvorschriften kontrolliert.
Wie lange dauert ein Audit?
Ein Audit ist meist in wenigen Tagen abgeschlossen, die genaue Dauer hängt aber von der Unternehmensgröße ab.
Warum wird ein Software-Audit durchgeführt?
Unrechtmäßig genutzte Produkte bedeuten für den Softwareanbieter einen erheblichen finanziellen Verlust, daher wird die rechtmäßige Nutzung geprüft und gegebenenfalls durch nicht ausreichend gezahlte Lizenzgebühren mehr Geld eingenommen.